Email Archiving


E-Mail Archivierung.

E-Mail-Archivierungsdienst zur Gewährleistung der Integrität und Konformität von E-Mail-Daten für M365 und anderen E-Mail-Servern.

Die E-Mail gilt als meistgenutztes und relevantestes Kommunikationstool des Internets. Vor allem für Unternehmen ist der elektronische Austausch von sensiblen Daten und Dateien ein Weg effizient und schnell zu kommunizieren. Laut der GoBD* müssen geschäftliche E-Mails über eine bestimmte Aufbewahrungsfrist archiviert werden und für zuständige Behörden einsehbar sein. Auch um später noch einmal auf wichtige Informationen zurückzugreifen, ist die sichere und zuverlässige Speicherung unerlässlich. Eine vollautomatische und gesicherte Archivierung kann hierfür eine enorme Entlastung des produktiven Unternehmensalltags sein.


*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Email Archiving im Überblick.

Rechtskonform, vollautomatisch und revisionssicher.

  • Verschlüsselung des Übertragungswegs zwischen Archiv und Mailserver per TLS

    Soweit vom Mailserver unterstützt, erfolgt die Verschlüsselung der Daten über TLS während des Transportweges, um vor Veränderungen der Inhalte und angehängten Dateien zu schützen.

  • Automatische Archivierung, unverändert und unveränderbar

    Gemäß der revisionssicheren Archivierung werden alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch und in ihrer originalen Form direkt beim Eintreffen und Versand in den Rechenzentren von Hornetsecurity gespeichert.

  • Ausschluss einzelner Nutzer von der Archivierung

    Zur Einhaltung von Datenschutzrichtlinien kann beispielsweise der Betriebsrat von der automatischen E-Mail-Archivierung ausgeschlossen werden.

  • Archivierungsfristen regulieren

    Konfigurieren Sie die Archivierungsdauer zwischen 6 Monaten bis zu 10 Jahren zur Einhaltung der Datenschutzvorgaben für unterschiedliche Bereiche.

  • Umfangreiche Volltextsuche nach zahlreichen Kriterien

    Durch einzelne Suchkriterien wie Datum, Absender, Empfänger & Betreff können Suchparameter eingegrenzt und gesuchte Nachrichten detailliert ermittelt und schneller gefunden werden.

  • Audit-Log/Audit-Trail

    Protokollführung über alle Zugriffe auf das E-Mail-Archiv. Dieses enthält u.a. Loginnamen und IP-Adresse des Users und kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Der Audit-Log ist jederzeit für Administratoren einsehbar. 

  • Audit-Zugang mit 4-Augen-Prinzip

    Durch den Archiv-Zugriff über den Revisionszugang wird dem Revisor ein zeitlich begrenzter Zugriff gewährt. Dem Administrator steht nach Abschluss der Prüfung das Revisionslog zur Verfüging, in dem er einsehen kann, welche Daten betrachtet wurden.

  • Abruf und Wiederherstellung archivierter E-Mails

    Werden E-Mails eines Benutzer versehentlich auf dem Mailserver gelöscht, lassen sie sich aus dem Archiv heraus wieder zustellen.

  • Markierung von privaten E-Mails durch Benutzer

    Schutz von persönlichen E-Mails vor Zugriff durch den Revisor; dieser kann lediglich den Betreff sehen.

  • Archivierung interner E-Mails (optional)

    Interne archivierte E-Mails sind ab dem Archivierungszeitpunkt revisionssicher gespeichert und wie ein- und ausgehende E-Mails durchsuch- und abrufbar.

  • Kein Zugriff auf Inhalte für Administratoren

    Administratoren haben keinen Zugriff auf die archivierten Benutzer-E-Mails.

  • Stellvertreter-Regelung

    Ein Benutzer kann einem anderen Benutzer den Zugriff auf sein E-Mail-Archiv ermöglichen.

  • Nacharchivierung älterer E-Mails durch Importfunktion

    E-Mails und deren Anhänge lassensich aus anderen Datenbanken in das E-Mail-Archiv von Hornetsecurity importieren, egal, ob in .pst oder Outlook-Format.

  • Export archivierter Daten jederzeit möglich

    Das gesamte E-Mail-Archiv lässt sich jederzeit und unkompliziert exportieren.

  • Eindeutige Zuordnung von Archiven bei geänderter Mailadresse

    Hat ein Benutzer eine neue E-Mail-Adresse, lassen sich archvierte Nachrichten der neuen Adresse zuordnen, so dass der Benutzer auch weiterhin auf die Daten zugreifen kann.

  • Unicode-Fähigkeit

    E-Mails werden im Originalformat gespeichert, die Kodierung spielt dabei keine größere Rolle. Dies gilt sowohl für verschiedenen Sprachen und Zeichen als auch für verschlüsselte Nachrichten.

  • Unlimitierter Speicherplatz je Benutzer inklusive

    Jedem Benutzer steht eine unbegrenzte Archivgröße zur Verfügung, die für den gesamten Archivierungszeitraum gültig ist.

E-Mail Datenintegrität & Compliance.


Abruf und Wiederherstellung archivierter E-Mails

Voll automatisiert und 100% sicher in der Cloud archiviert

Unverändert und unveränderbar